Восемь важных положений о контроле, которые помогут ИТ-директорам быть готовыми к следующему этапу продления соглашения
корпоративного лицензирования.
Дата продления вашего корпоративного соглашения о лицензировании приближается. Как ИТ-директор вы в конце концов отвечаете за управление программными активами, так что ваша команда делает несколько звонков чтобы получить информацию о последних установках ПО, его использовании и данные о соблюдении лицензионного соглашения, а также любую правовую информацию и информацию по контрактам, которая может вам понадобиться для обсуждения новых условий.
Вскоре вы чувствуете тревогу. Менеджер по закупкам, который вёл переговоры об условиях лицензирования три года назад, уже покинул компанию. Юристы с головой заняты поглощением и обещают рассмотреть лицензионные контракты "как можно скорее". И что ещё хуже, ваши собственные системные администраторы не уверены в том сколько серверов или сотрудников по всей компании фактически используют приложения, о которых идёт речь.
Реальность жестока. Управление программными активами (SAM) в вашей компании выстроено плохо и нуждается в специалистах. Те несколько человек, которые вносят свой вклад в существующую SAM-деятельность, рассредоточены по всей организации и не в состоянии работать как одна команда. Подготовка к продлению соглашения о лицензировании будет жёсткой.
Вообще это довольно распространённый сценарий. “К сожалению, многие компании не имеют специальную команду для того чтобы эффективно управлять их программными активами” - говорит Тони ДеВинсентис, партнёр в Deloitte & Touche LLP. “Если вендор инициирует аудит, эти компании рискуют получить большой счёт за нелицензионное использование программного обеспечения. И когда это случается, все показывают пальцем на ИТ-директора.”
По словам ДеВинсентиса SAM-команда должна должна состоять из людей с навыками управления всеми аспектами лицензирования ПО, начиная с переговоров об условиях контракта с вендором и заканчивая мониторингом использования лицензий и соблюдения лицензионной чистоты. “Члены этой команды работают в рамках определенного процесса, который охватывает IT, правовые вопросы, а также закупки и финансы”, говорит он. “Они работают с ИТ-директором и друг с другом чтобы быть уверенными в том, что в компании соблюдается лицензионная чистота, а лицензии оптимизированы таким образом что обеспечивают экономию средств.”
А теперь всё вместе
ДеВинсентис говорит, что если лицензионный контроль и потребность в оптимизации будут отличаться в зависимости от компании, то нижеприведённые утверждения, как правило, относятся к эффективной SAM-команде:
Главный специалист по управлению программными активами: В SAM-процессе это члены команды со специальными знаниями, предоставляющие критически важную информацию, относящуюся к тому аспекту SAM, на котором этот сотрудник специализируется (например, юридическая область, финансовая, и т.д.). По словам Рональда Игнашиака, директора Deloitte Services LP, работа главного специалиста по управлению программными активами заключается в координации усилий членов команды, а также обобщение и анализ информации, которые они получают. Главный специалист SAM также помогает членам команды устанавливать и поддерживать отношения с заинтересованными сторонами, от которых им потребуется получать критически важные данные на постоянной основе. “В большинстве компаний главный специалист SAM является частью службы ИТ и подчиняется непосредственно ИТ-директору”, добавляет Игнашиак.
ИТ-администратор: По мнению Адама Кана, старшего менеджера Deloitte & Touche LLP, ИТ-администратор управляет и обеспечивает поддержку пользователей по конкретной части программного обеспечения. Например, один администратор может отвечать за порталы, в то время как другой управляет базами данных (в небольших компаниях эти люди могут отвечать за несколько приложений). “Являясь частью SAM-команды, ИТ-администраторы непрерывно снабжают данными главного специалиста SAM о том как используется конкретное приложение и сколько сотрудников его используют”, говорит Кан.
Администратор SAM-систем: В рамках своих процессов SAM некоторые компании внедряют пакеты программного обеспечения, которые автоматизируют многие исполнительские аспекты управления лицензиями. “К сожалению немногие ИТ-администраторы полностью понимают эти приложения, и они зачастую занимают последние места в длинном списке приоритетов ИТ”, говорит Кан. “В результате многие организации не понимают максимальной пользы, которую эти инструменты могут принести.” Наличие администратора SAM-систем позволит убедиться что этого не произойдёт. В составе SAM-команды, говорит Кан, человек на этой роли должен будет иметь навыки, необходимые для поддержки приложений по управлению лицензиями, а также инструктировать членов SAM-команды по их правильному использованию.
Эксперт по развивающимся технологиям: Для того, чтобы эффективно управлять своими портфелями программного обеспечения, компании должны понимать, как они в настоящее время используют лицензионные приложения, а также как их стратегические планы на будущее могут повлиять на их использование. “В SAM-команде эксперт по развивающимся технологиям работает в тесном контакте с бизнес-частью компании, чтобы выявить и оценить то как стратегические изменения и будущие цели могут повлиять на использование программного обеспечения”, говорит Игнашиак. “Человек в этой роли будет также консультировать ИТ- и SAM-руководителей о потенциальных проблемах по части затрат лицензионной чистоты, вызываемых возникновением новых бизнес-стратегий.”
Эксперт по лицензированию: По словам ДеВинсентиса, каждая SAM-команда нуждается в эксперте по лицензированию (обычно это кто-то из закупок), кто несёт ответственность за создание и ведение базы данных о закупках ПО, лицензионных правах, подписках и другой важной информации о лицензировании. Этот человек должен быть способен читать и понимать контракты, а также работать в онлайн-системах, предоставляемых вендорами для поддержки клиентов. “Обязанности человека на этой роли могут быть пугающие, так как производители программного обеспечения делают всё по-другому", говорит ДеВинсентис. “По этой причине важно, чтобы специалист по лицензированию работал в тесном сотрудничестве с юридическим отделом, в частности когда оцениваются предлагаемые контракты и приближается продление существующих лицензий.”
Менеджер по заключению контрактов: Переговорщик работает с заинтересованными сторонами по всему предприятию чтобы понять их стратегические цели, технические требования, сроки и бюджетные ограничения, а затем ведет переговоры напрямую с поставщиками программного обеспечения для лицензирования ПО на условиях, которые удовлетворяют потребности эти заинтересованные стороны. “Переговорщик, как правило, старший сотрудник в отделе закупок компании, который имеет опыт в индустрии программного обеспечения, а также сильные коммуникационные навыки, необходимые для создания и поддержания отношений между различными подразделениями”, говорит Кан. “Этот человек также должен понимать как детали лицензионных соглашений должны быть структурированы.”
Финансовый администратор: В SAM-команде финансовый администратор анализирует расходы на лицензирование как минимум 2 раза в год, чтобы убедиться что они находятся в пределах бюджета, говорит ДеВинсентис. Этот человек также работает в тесном контакте с менеджером по заключению контрактов для того чтобы сформировать бюджет на новую закупку программного обеспечения. “Финансовый администратор обычно работает в финансовом подразделении компании, при этом он подкован в ИТ и имеет опыт работы над различными технологическими проектами”, говорит он.
Безопасность в цифрах
Не все компании обладают собственной экспертизой чтобы проходить по этим критериям. “Во многих случаях, возможно, придется полагаться на экспертов третьей стороны”, говорит Игнашиак, добавив что в конце концов главное для ИТ-директора - получить желаемый результат, чтобы сделать их SAM-процессы эффективными. “Управление портфелем программных активов может быть чрезвычайно сложным”, говорит он. “Крайне маловероятно что один или два человека поймут все аспекты этой деятельности.”
Источник:
The Wall Street Journal , перевод: Александр Шаров
