О заказчике
Агреман – оптовая компания по продаже нефтепродуктов, официальный дистрибьютор ведущих мировых и российских производителей смазочных материалов, специальных жидкостей, автохимии и аксессуаров, профессионального инструмента. Компания работает с 1994 года. Представлена на территории Ярославской, Костромской, Вологодской, Ивановской, Архангельской, Московской и Владимирской областей. Компания имеет собственный автопарк для перевозки тёмных и светлых нефтепродуктов, фасованной продукции, несколько складов на территории Центрального Федерального округа.
Ситуация
Для эффективного управления бизнесом руководство компании полагалось на аналитические отчёты. В качестве инструмента использовали OLAP-кубы.
OLAP отчеты давали возможность проанализировать ситуацию со всех сторон. Основная цель по визуализации данных достигалась. Но процесс подготовки занимал много времени. Данные собирались из нескольких источников (для каждого источника – отдельный отчет) и сводились вручную. Чтобы получить данные в разрезах, приходилось делать много листов и много диаграмм. К тому же, разработчики прекратили поддержку данных технологии.
Таким образом, из-за трудоемкости и длительности подготовки отчетов, руководитель не мог в режиме реального времени получать и оценивать актуальную информацию.
Предпосылки внедрения инструментов интерактивной аналитики:
-
Расширение возможностей информационной поддержки принятия решений для руководителя и топ-менеджмента.
-
Повышение скорости формирования управленческой отчетности.
-
Сокращение затрат рабочего времени на механическую сборку отчетов за счет автоматизации сбора, обработки данных и визуализации результатов.
В качестве инструмента аналитики рассматривали несколько решений. Но уже первичный анализ показал, что платформа Power BI не имеет конкурентов. Любые аналогичные средства бизнес-аналитики либо узкоспециализированные отраслевые решения, либо немногим отличны от Excel.
Партнером для внедрения BI-инструмента выбрали компанию АЛАН-ИТ. Во-первых, потому, что это единственная компания в регионе, обладающая большим опытом в области аналитики и управления данными, и глубокой экспертизой в Microsoft Power BI.
Во-вторых, у компании есть свой готовый сервис на базе Power BI, разработанный специально с учетом всех требований руководителей. При первом рассмотрении сразу стало понятно, что Business Scanner закрывает необходимые задачи по аналитике, доступен по цене и быстр в развертывании, и, самое главное, данное решение позволяет получать и работать с данными из 1С.
Решение
Business Scanner – это сервис аналитики для руководителей бизнеса, который позволяет в режиме реального времени оценивать показатели ключевых процессов в компании и на их основе принимать взвешенные управленческие решения. Инструмент собирает данные из систем отчетности и отображает на интерактивном дашборде в виде графиков, таблиц, диаграмм. В Business Scanner можно объединить несколько источников данных и сравнивать показатели между собой, проводить детальную аналитику в разных разрезах, таким образом, показывая полную картину бизнеса.
Business Scanner состоит из двух частей:
1. Коннектор, который позволяет напрямую получать данные из любых источников: БД клиента (SQL, OLAP, 1С, SAP, Excel), файлы Интернет, Яндекс, Google, производственные датчики, CRM-системы. Инструмент не требует дополнительных разработок и хранилищ данных, легко интегрируется с разными источниками данных, не повышая при этом стоимость решения.
2. Программная часть на базе Microsoft Power BI. Позволяет выстраивать взаимосвязи разнородных данных, обрабатывать их в соответствии с потребностями заказчика, а также визуализировать на мобильных устройствах или в браузере.
Директору «Агреман», в первую очередь, было важно в любое время иметь доступ к данным по продажам и прибыли с возможностью детализации по сегментам товаров, направлениям, контрактам. Именно эти показатели являются для него ключевыми при оценке эффективности. Решение этих задач закрывает коробочная версия Business Scanner, где доступны два модуля – «Продажи» и «Финансы».
«Ключевые направления бизнеса у нас охвачены. Пока показатели продаж и прибыли эксплуатируются больше всего. Также у нас появилась возможность в реальном времени отслеживать движение денежных средств, дебиторскую и кредиторскую задолженность.
Пока основную нагрузку по контролю за финансовыми показателями несут "старые" методы, но мы надеемся перенести и эти задачи на БизнесСканер», Андрей Милихин, руководитель отдела ИТ ООО «Агреман».
В отличие от многих систем бизнес-аналитики и визуализации данных, сервис Business Scanner позволяет заказчикам получать отдачу от внедрения на самых первых этапах. Именно это преимущество отметили в «Агреман» - с первых дней использования сервиса в наглядном виде были видны обороты по товарам, рентабельность и ряд других финансовых показателей, на основании которых можно оперативно и взвешенно принимать управленческие решения. Подобная аналитика в Excel заняла бы существенно больше времени.
В базовой версии Business Scanner есть только два уровня иерархии, поэтому чтобы перенести весь функционал из 1С потребовалось расширение. Разработанный индивидуальный модуль позволил получать информацию в разных разрезах по категориям продукции, по сегментам менеджеров и тд.
До применения сервиса Business Scanner посмотреть какой-то показатель в динамике или сравнить разнородные данные можно было только в ручном режиме. Это несколько часов (а иногда и дней) кропотливой работы. Кроме того, для подготовки сводных отчетов для руководства требовалось участие нескольких сотрудников. С помощью Business Scanner заказчик получает сводные отчеты в пару кликов. Что важно, в них просто ориентироваться – отчеты подготавливаются не в виде длинных сложных таблиц, а наглядно и понятно. Набор визуализаций практически не ограничен: графики, диаграммы, сводные таблицы с возможностью детализировать просмотр.
«Business Scanner максимально освободил от неизбежной, казалось бы, рутины. Теперь несколько десятков сухих таблиц не надо переводить в графики и диаграммы и снабжать текстовым описанием, потому что все видно визуально», - Андрей Милихин, руководитель отдела ИТ ООО «Агреман».
Результаты
Оптимизация методов обработки данных и визуализации результатов с использованием Business Scanner позволила:
- Представить аналитику в сжатом управленческом формате, сохранив возможность детализации. Детализация отчетов происходит в режиме онлайн.
- Исключить необходимость подготовки многостраничных отчетов и дополнительных запросов по детализации с ожиданием ответов на них.
- Исключить просроченные отчеты, подготовка которых сопряжена с большими трудозатратами на ручную обработку данных и исправление возникающих при этом ошибок.
- Проводить углубленный анализ разными категориями пользователей. То, как руководитель смотрит на ту или иную проблему, может отличаться от акцентов, расставленных в подготовленном аналитическом отчете. Важная для принятия управленческих решений информация может быть не охвачена.
- Выявлять «узкие места» и своевременно корректировать деятельность. Находить новые возможности для повышения эффективности компании.
