Заголовок раздела

О компании

Компания «Арвато Рус» –​ один из крупнейших независимых операторов услуг полного цикла с широким перечнем инновационных комплексных решений для международных и российских клиентов, входит в международный концерн Bertelsmann SE & Co. KGaA. Находясь в числе ведущих мировых сервисных провайдеров, компания представлена в 40 странах на всех континентах. В России компания осуществляет свою деятельность с 1997 года. Cреди клиентов OOO «Арвато Рус» – самые известные международные бренды. Компания является одним из лидеров рынка услуг для компаний дистанционной торговли и электронной коммерции.

Ситуация

В 2014 году в рамках реорганизации компаний Arvato в России три отдельных предприятия ООО «Дистрибуционный Центр Бертельсманн», ООО «Сонопресс» и ОАО «Ярославский полиграфический комбинат» объединились и стали выступать на рынке как одна компания – «Арвато Рус». Это объединение способствовало значительному укреплению позиций компании на рынке и расширению спектра предоставляемых услуг.

Не смотря на объединение компаний в единую структуру, каждая из них имеет свою специфику, штат сотрудников, бизнес-процессы и информационную среду, в каждой из них использовались разные ИТ-решения разных версий. Все это затрудняло коммуникацию и процесс взаимодействия между сотрудниками, бизнес-процессы замедлялись. ИТ-подразделение было перегружено дополнительной работой по обновлению и обслуживанию различного ПО. Все это вызвало необходимость создания единого информационного пространства и внедрения централизованного решения для слаженной работы сотрудников.

Решение

ИТ-подразделение и руководители компании рассматривали варианты приобретения различных решений, соответствующих требованиям бизнеса, но, как правило, решения имели ограниченный функционал. Полагаясь на собственный опыт использования продуктов Microsoft и опыт зарубежных коллег, «Арвато Рус» пришли к выводу, что Office 365 – оптимальное решение для крупной современной компании.

Для понимания того, действительно ли Office 365 сможет удовлетворить в полной мере все требования компании, специалисты АЛАН-ИТ предложили протестировать решение на небольшой группе пользователей, и убедиться, что это продукт соответствующего уровня, отвечающий всем задачам бизнеса. В рамках пилотного проекта специалистами АЛАН-ИТ разработан план по внедрению основных сервисов. План включал интеграционную часть, тестирование на ограниченной группе пользователей, итогом проекта должна была стать полная миграция корпоративной почты в облако и подключение сервисов для оставшихся пользователей.

«На момент старта проекта ИТ-инфраструктура «Арвато Рус» находилась в стадии объединения, специалисты заказчика работали над этим. На первом этапе при поддержке коллег из «Арвато Рус» мы интегрировали Оffice 365 с локальной инфраструктурой. Далее стояла задача в установке и настройке клиентских приложений и первичном подключении Оffice 365. В первую тестовую группу пользователей мы включили в основном ИТ-персонал для более глубоко знакомства с сервисами, изучения возможных нюансов при работе с облачными технологиями и адаптации существующей инфраструктуры под новое решение, так как оно значительно отличается от традиционной «наземной» реализации», - рассказал о проекте Роман Гаян, руководитель проекта, специалист по облачным технологиям АЛАН-ИТ.

Во второй волне внедрения принимали участие бизнес-пользователи - топ-менеджеры и ключевые сотрудники подразделений. Развертывание происходило по отлаженной системе, с учетом особенностей внедрения в первой тестовой группе.

«Основная сложность проекта заключалась в безопасности – у нас достаточно жесткая политика безопасности, кроме того, необходимо было учитывать сложные инфраструктурные особенности холдинга. Также мы впервые столкнулись на практике с облачными технологиями, требовалось подробно изучать функционал сервисов для глубокого понимания их возможностей и особенностей, при поддержке технических специалистов Microsoft и АЛАН-ИТ удавалось решать возникающие вопросы достаточно оперативно», - Сергей Бобровских, директор по ИТ «Арвато Рус».

На заключительном этапе проекта организова​​​на обучающая сессия c тренером Microsoft для пользователей, попавших в пилотную группу, где сотрудники попробовали поработать в единой информационной среде Оffice 365 в реальном времени.

Итогом проекта стал запуск решения и подготовка к миграции в Оffice 365 остальных пользователей. По итогам проекта 400 сотрудников были подключены к единой информационной среде Оffice 365. Дополнительно аналитики АЛАН-ИТ реализовали пил​отный проект по внедрению Power BI по 3 направлениям – производство, ИТ и KPI сотрудников.

Преимущества

Для пользователей

Благодаря Оffice 365 была решена главная задача – налажена эффективная коммуникация между сотрудниками разных подразделений «Арвато Рус». Бизнес-пользователи и топ-менеджмент компании получили доступ к привычным сервисам – почта, совместное планирование, работа с документами – в любой момент времени из любой точки мира. Доступ к облачным приложениям Office 365 возможен практически с любого мобильного устройства, что позволяет сотрудникам работать вне офиса в удобном месте в любое время суток.​

Теперь пользователи работают с привычными приложениями Office самой последней версии, и всегда получают доступ к самым новым функциям приложений и сервисов, которые обновляются в фоновом режиме.

Exchange online объединил пользователей нескольких доменов в одну почтовую систему с единой адресной книгой, общим планированием, что позволило оперативно решать совместные задачи. Skype для Бизнеса предоставил единое пространство для обмена сообщениями и онлайн-конференций. Система объединенных коммуникаций Skype для Бизнеса и Exchange – единое информационное пространство, где сотрудники общаются, обмениваются сообщениями, организуют аудио и видео-конференции с возможностью проведения вебинаров до 1000 пользователей.

Значительно ускорилась совместная работа над документами и проектами, повышена как персональная, так и командная продуктивность.

Для подразделения ИТ

После внедрения Office 365 ответственность за сохранность данных теперь лежит на Microsoft, и такие факторы как отключение питания, стихийное бедствие, выход из строя оборудования теперь не опасны для жизнедеятельности компании. Microsoft гарантирует доступность сервисов 99,95% времени.

Устранена необходимость администрирования большого количества серверов, которые необходимо было бы развернуть в ЦОДе «Арвато Рус» для работы всех включенных в Office 365 сервисов. Это значительно снизило трудозатраты на развертывание и сопровождение ПО.

Теперь пользователи сами могут настроить мобильные устройства, а ИТ-специалисты удаленно администрировать все подключенные к системе девайсы. Встроенная в Office 365 защита от вредоносных программ и нежелательной почты, управляемая Microsoft, избавила от необходимости постоянного обновления и корректировки настроек анти-спам.

Благодаря внедрению Office 365 решен вопрос с обновлением ПО до последних версий на рабочих местах всех подразделений, объединенных в «Арвато Рус».

Для бизнеса

Масштаб компании предполагает серьезные затраты при внедрении новых ИТ-решений. Переход на облачные технологии позволяет сэкономить на приобретении и обслуживании программного и аппаратного обеспечения. «Арвато Рус» получила значительную экономию средств – потенциальные затраты на модернизацию оборудования, которое потребовалось бы для реализации решения не серверах компании.

Использование сервисов по подписке позволило сохранить средства в обороте компании, которые пришлось бы потратить на единовременную покупку постоянных лицензий, а также на последующее обновление программного обеспечения.

Благодаря технологиям Power BI, руководители подразделений могут легко и оперативно контролировать показатели отделов, корректировать планы работы и стратегию развития того или иного направления.