О заказчике
Научно-производственный центр новых технологий «Азимут» (торговая марка AZIMUTPRINT) был основан в Ярославле в 1996 году. В 2000-м компания открыла собственное производство самоклеящихся этикеток, полимерных этикеток в оборот, картонных и синтетических ярлыков. За 16 лет работы типография AZIMUTPRINT заняла прочные позиции на российском рынке производства этикеток. Сегодня в компании работает уже более 100 человек.
Типография оснащена современным парком высокотехнологичного печатного и отделочного оборудования: высокопроизводительные флексографические печатные машины и оборудование для цифровой офсетной печати, позволяющее производить этикеточную продукцию малыми тиражами в большом ассортименте, а также уникальное оборудование цифровой струйной печати. Данную технологию AZIMUTPRINT первыми в России предложили своим клиентам.
Ситуация
Типография AZIMUTPRINT — производитель этикеток на уникальном для России и СНГ оборудовании. Технологически сложное производство требует грамотного управления и тщательного контроля на каждом этапе.
Технологические инновации требовали совершенствования IT-инфраструктуры типографии. Для этого было необходимо:
• обеспечить бесперебойную работу сервисов электронной почты, настроить надежный спам-фильтр и обезопасить систему от вирусов, обновить офисные пакеты до новой версии как можно большему числу пользователей в рамках ограниченного бюджета;
• предоставить сотрудникам компании корпоративную почту с персональным ящиком, гарантировать сохранность переписки при любых неисправностях, возможной утрате устройств и других угрозах;
• организовать внутрикорпоративную систему коммуникации на основе Skype для Бизнеса;
• подключить инструменты для контроля выполнения задач и текущих бизнес-процессов в компании;
• улучшить систему взаимодействия с клиентами.
Перед партнером по проекту Компанией АЛАН были поставлены задачи по оптимизации взаимодействия между сотрудниками и клиентами типографии с помощью информационных технологий Microsoft.
Решение
Специалистами Компании АЛАН был предложен продукт, который решает все 5 задач, поставленных заказчиком. Было принято решение перенести IT-инфраструктуру в облако Microsoft и установить на рабочие устройства компании комплект офисных приложений
Office 365 плана Е3, включающий всем знакомые офисные приложения для продуктивной совместной работы, в частности почтовое приложение Outlook.
Летом 2015 года в типографии AZIMUTPRINT работало 95 человек. Лицензии
Office 365 были закуплены для 35 сотрудников компании — менеджеров, дизайнеров, сотрудников технической службы и руководителей подразделений.
Внедрить выбранное решение оказалось непросто: задачу усложнил терминальный режим работы IT-системы компании. Возникли проблемы с активацией подписок, так как нужно было установить Office 365 на терминал как основной клиент.
Миграция доменов и почтового архива в облако также пошла не по типичному сценарию. По техническим причинам автоматическая миграция была невозможна, поэтому перенос архива осуществлялся системным администратором AZIMUTPRINT в ручном режиме. Процесс переноса осуществлялся в фоновом режиме, поэтому сотрудники компании сразу перешли на работу с новыми персональными почтовыми ящиками, не прерывая переписку с клиентами.
«В ходе реализации проекта возникали достаточно сложные вопросы. В поиске ответа на некоторые из них не обошлось без помощи коллег из Microsoft, вместе мы преодолели все трудности и внедрили решение. Для нас это был интересный и важный опыт решения проблемы в нестандартной ситуации. Но главное — сейчас у нашего заказчика больше нет проблем с работой сервисов и обновленной IT-инфраструктурой», — делится
Роман Гаян, сотрудник Компании АЛАН.
Преимущества
• Безопасность
После перехода на почтовый сервис Outlook 99% процентов рекламных писем сразу стали определяться как нежелательные даже при стандартных настройках спам-фильтра. К тому же стало легко администрировать систему и определять права доступа сотрудников к личным почтовым ящикам, календарям и документам. А главное, облако Microsoft обеспечивает резервное копирование и восстановление данных и предостерегает устройства компании от вирусных угроз.
• Экономия бюджета
Благодаря качественной работе сотрудников Компании АЛАН и специалистов техподдержки Microsoft компания AZIMUTPRINT сохранила прежнее устройство внутренней сети, которую разработал штатный системный администратор. Покупка нового «железа» не понадобилась, поэтому обновление инфраструктуры не потребовало капитальных затрат из корпоративного бюджета.
Раньше компания использовала для работы открытое программное обеспечение, которое требовало больших трудозатрат на его поддержку и настройку. После перехода на технологии Microsoft эта необходимость исчезла, и теперь системный администратор решает более важные вопросы, касающиеся оптимизации системы и сокращения затрат. Кроме того, аренда облака не требует больших единоразовых выплат (в отличие от покупки ПО) и позволяет гибко оперировать количеством лицензий — то есть оптимизировать затраты при найме и сокращении персонала.
• Эффективность
Office 365 стал основным инструментом тайм-менеджмента в компании. «Мы начали использовать сервис «Задачи», он помогает устанавливать точные сроки для задач и контролировать процесс их выполнения», — делится
Илья Зирко, коммерческий директор AZIMUTPRINT.
Изменения коснулись и взаимодействия с заказчиками — с помощью сервисов «Люди» и «Календарь» в Outlook менеджеры AZIMUTPRINT составили общую базу клиентов. Сотрудники типографии начали использовать общий корпоративный календарь, составлять планы совещаний и централизованно отправлять приглашения на встречи по почте. Так они создали единое информационное пространство компании с помощью простых приложений, работа с которыми не потребовала дополнительных навыков.
• Мобильность
После внедрения Office 365 каждый пользователь получил возможность вне офиса проверять свою почту и просматривать документы не только с личного, но и с любого устройства — все приложения доступны через браузер, при этом передача данных остается такой же безопасной, как и с рабочего компьютера.
• Перспективность
Подключение пакета Office 365 — важный этап на пути к повышению клиентоориентированности компании. Следующий шаг, по словам Ильи Сапыцкого, это подключение внешней телефонии к системе Skype для Бизнеса, что позволит проводить аудио- и видеоконференции с клиентами и оптимизировать телефонную связь через Интернет.
«Поначалу мы столкнулись с проблемой некоторой закостенелости сотрудников. Каждому нужно было немного пересилить себя, чтобы выработать привычку заносить данные в информационную систему. Благодаря опыту специалистов Компании АЛАН мы предложили сотрудникам интуитивно понятные приложения пакета Office 365, и они увидели, что даже простые «Задачи» — это очень удобно», — говорит
Илья Сапыцкий.
