«Не все студенты пользовались лицензионными продуктами Microsoft Office, кроме того использовали Open Office, что создавало проблемы с открытием документов и работой в них, а также несло юридические риски. Поэтому нас очень заинтересовали возможности работы с Office 365,» - проректор по информационным технологиям Антон Герасимов.
Международная академия бизнеса и новых технологий (МУБиНТ) – вуз инновационного типа, который использует для работы новейшие технологии. Основная цель вуза – это обучение будущего поколения бизнесменов.
Сегодня Академия МУБиНТ – крупный образовательный научно-исследовательский и экспериментальный комплекс, использующий современные образовательные технологии, включая и электронное обучение. Для обеспечения продуктивной работы ВУЗа с большим количеством сервисов требуется современная, надежная программная платформа. Поэтому на первом этапе Академия МУБиНТ внедрила SAM в свою инфраструктуру, начиная с проверки лицензионного соответствия и заканчивая внедрением Microsoft System Center Configuration Manager 2012 R2, а также процессного управления.
В ходе ежегодной проверки на лицензионное соответствие в рамках проекта SAM была выявлена проблема в учебном процессе, а именно - отсутствие единой бизнес-платформы для студентов - будущих предпринимателей. Поэтому, опираясь на результаты оценки SAM Cloud Ready, компания АЛАН-ИТ предложила клиенту внедрить Office 365.
О ЗАКАЗЧИКЕ
Международная академия бизнеса и новых технологий (МУБиНТ) была основана в 1992 году как первое негосударственное высшее учебное заведение в г. Ярославле. В Академии и ее филиалах в Вологде, Костроме и Рыбинске обучаются более 4000 учащихся из 56 городов России и стран ближнего и дальнего зарубежья. Функционирует единый учебный портал, информационно-библиотечный центр и лаборатории мультимедиа, осуществляется производство электронных учебников в соответствии с требованиями ФГОС, LCMS и CRM, работает единая автоматизированная система управления учебным заведением и система менеджмента качества, сертифицированная по международному стандарту ISO 9001:2000.
На сегодняшний день Академия МУБиНТ – это основной корпус Академии в Ярославле и филиалы г. Рыбинск, Кострома и Вологда. Парк ПК насчитывает в основном филиале: 200 ПК персонала и 302 в учебных классах, в филиалах - 97 ПК. В целом – 599 ПК и 26 физических и 9 виртуальных серверов.
СИТУАЦИЯ
В 2013 году Академия МУБиНТ обратилась в Компанию АЛАН с целью оптимизации ИТ-инфраструктуры и подбора новейшего программного обеспечения. Потребности клиента были удовлетворены с помощью проекта SAM Baseline, в ходе которого определилась оптимальная программа лицензирования с учетом последних тенденций, подтвердилась правомерность использования программного обеспечения и были сведены к минимуму возможные технические, юридические и экономические риски.
Для сбора данных использовался Microsoft Assessment and Planning Toolkit MAP, так как в Академии МУБиНТ не было какого-либо инструмента по учету IT-активов. Инвентаризация показала, что парк ПК лицензирован лишь частично, некоторые позиции лицензий отсутствуют. По результатам проекта было предложено максимально задействовать имеющиеся лицензии и закупить недостающие лицензии на учебные классы по соглашению Academic and School Agreement (CASA), так же было предложено закупить необходимый минимум части серверных лицензий. Таким образом, был разработан оптимальный план для закупки лицензий, в соответствии с потребностями клиента. Проект позволил не только минимизировать возможные риски, но и подобранная сотрудниками Компании АЛАН схема лицензирования позволила сэкономить на покупке лицензий 15 000 $ в год.
В 2014 году Академия МУБиНТ начала внедрение SAM процессов, опираясь на инструментарий Microsoft System Center Configuration Manager 2012 R2. Кроме того, в ходе очередной самостоятельной проверки SAM была выявлена проблема во взаимодействии преподавателей со студентами вне учебных аудиторий. Коммуникации осуществлялись с помощью различных почтовых систем, а также с использованием программного обеспечения разной версионности, которое зачастую конфликтовало друг с другом. Объективно контролировать качество взаимодействия преподавателей с учащимися при этом не было возможности.
Возможные юридические риски из расчета 2000 активных пользователей, которые используют нелегальном ПО могут составлять:
1) если используют Office Standard - 120 000 $;
2) если используют Office Professional - 155 000 $.
РЕШЕНИЕ
Появление бесплатных облачных сервисов, предлагаемых ведущими разработчиками ПО, позволяло решить эти проблемы. При выборе оптимального решения необходимо было учесть особенности контингента пользователей и то обстоятельство, что одна из основных сложностей при внедрении нового ПО – это обычно сложность его освоения рядовыми пользователями. Поэтому появилась замечательная идея – предложить Microsoft Office 365 для студентов и преподавателей в качестве стандарта для взаимодействия в учебном процессе. Новым проектом после очередной проверки внедренных процессов стал проект SAM Cloud Ready.
По результатам оценки наиболее выгодным решением оказался для студентов и ряда преподавателей Microsoft Office 365 план Е1. В итоге преподаватели и студенты стали использовать Microsoft Office 365 вместо Open Office.
Внедрение Microsoft Office 365 позволило стандартизовать программное обеспечение, которым пользуются учащиеся и преподаватели Академии МУБиНТ в ходе учебного процесса, и предоставить им легальные лицензионные рабочие продукты. Данный стандарт вписывается в уже внедренные процессы SAM у клиента. Кроме того, планируется проведение сертификации по международному стандарту ISO/IEC 19770-1. Статус компании, прошедшей международную сертификацию, вырастает в разы на международном рынке.
Каждый преподаватель и студент, где бы они ни находились и каким бы клиентским устройством ни пользовались, получили возможность доступа в любое удобное им время к таким корпоративным сервисам, как электронная почта, электронная библиотека и облачное хранилище данных, а также к облачным версиям офисного пакета Microsoft. Благодаря организации корпоративных адресных книг, унификации и стандартизации почтового сервиса удалось наладить контроль качества электронного взаимодействия преподавателей со студентами с использованием объективных показателей. Все пользователи получили доступ к образовательным ресурсам Академии с использованием единого входа. Благодаря Microsoft Office 365 успеваемость студентов повысилась, а также значительно сократилось время реакции преподавателей на вопросы студентов.
С 2014 года в учебной программе Академии МУБиНТ появился курс по изучению Microsoft Office 365. Доступ к ресурсам нового офиса имеют 100% студентов и 70% преподавателей.
Microsoft Office 365 для Академии МУБиНТ – это не только средство по улучшению рабочего процесса, но и готовый инструмент, который студенты вынесут за рамки вуза. Так как в вузе обучаются будущие предприниматели Office 365 позволяет им во время учебы создать свой онлайн-офис и привыкать работать на доступных технологиях Майкрософт.
Итоги:
- Юридические риски минимизированы;
- Технические риски сведены к нулю за счет ухода от нелегального ПО и Open Office;
- Повысилось качество учебного процесса и вовлеченность студентов.
